Office Management
Genial und Einfach!
|
Schnell-Ordner räumt den Schreibtisch auf
Wie kann man schneller Ordnung schaffen im Büro?
Wir wollen eine neue und doch alte Methode besprechen, die es Ihnen ermöglicht, noch schneller abzulegen und Ordnung zu schaffen. Damit können Sie Ihren Schreibtisch im Nu frei bekommen und freihalten. Ein freier Schreibtisch bringt einen freien Kopf und ein freier Kopf kann klarer denken. 'Freitischler-Methoden' werden von vielen empfohlen, aber oft sind die Ordnungsmittel und Methoden nicht optimal.
Direct- Name- Vorgang-Ablage - Ordner-Ablage
Das Classei-System
hat einen wichtigen Beitrag hierzu geleistet mit der Vorgang- oder
Direct-Name-Ablage, siehe auch
Schriftgutverwaltung.
Für jeden Vorgang, der oft genug nur mit einem oder wenigen
Schriftstücken beginnt, wird dabei ein selbstklebender Orga-Tab beschriftet
und an eine Orga-Mappe angeklebt. Das geht im Handumdrehen. Abgestellt
wie in einem Karteikasten, bieten die Orga-Mappen eine hervorragende
Übersicht und Ordnung. Diese Methode hat sich inzwischen über viele
Jahre bewährt: Sie haben so Ordnung und Übersicht von Anfang an der
Vorgangbearbeitung. Alle neu oder später hinzu kommenden Dokumente
werden dieser Ordnungsmappe hinzugefügt. So haben Sie alle Papiere,
die zu einem Vorgang gehören, von Beginn der Bearbeitung beieinander.
Diese Mappen-Ordnung bleibt über alle Bearbeitungs- und Archivierungsstufen hinweg
bis zur Vernichtung bestehen.
Beispiel für die Direct-Name- oder Vorgangablage:
Sie brauchen nicht hinterher lose Schriftstücke aufwändig zu sortieren, zu lochen und abzuheften, wie dies bei der Hebel-Ordner-Registratur erforderlich ist. Beim Hebelordner, allgemein Aktenordner oder Briefordner genannt, ist das Abheften meist ein umständliches Aufsuchen der richtigen Ordnungsstelle um in der vorgegebenen alphabetischen und chronologischen Reihenfolge einheften zu können.. Es beginnt mit dem Herausnehmen des Ordners aus dem Regal, Aufschlagen der Deckel, Öffnen der Mechanik - und nach dem Einheften beginnt alles von neuem in der umgekehrten Reihenfolge.
Hebelordner, Briefordner, Aktenordner >Schnell-Ordner
Aber wir wollen uns nichts vormachen, andere Systeme haben auch gewisse Stärken. Der Hebelordner hat zweifellos den Vorteil (deshalb ist er wohl so beliebt), dass Einzelblätter in eine feste Ordnung zu bringen sind ohne sich Gedanken machen zu müssen, unter welchem Begriff, zu welchem Vorgang usw. sie gehören. Ein einfaches Register A - Z löst das Problem. Strenge alphabetische Ablage bringt eine gewisse Findesicherheit. Bei größeren Anlagen setzt man einfach mehrteilige Register ein und teilt sie auf nach Kategorien oder Schriftgutarten, wie z.B. Kunden, Lieferanten, Rechnungen usw., Aufwändige Mühe ist erforderlich, wenn z.B. bei einem Bestellvorgang vom Kunden reklamiert wird und man die einzelnen Schriftstücke aus den verschiedenen Ordnern heraussuchen muss. Es gibt auch noch andere größere Probleme, deren Besprechung aber hier zu weit führen würden.
Ablagesysteme kritisch beleuchten
Uns geht es darum, vorhandene Systeme kritisch zu beleuchten, um verbesserte Verfahren zu entwickeln.
So ist auch die Classei-Vorgangablage nicht immer und überall das beste Verfahren. Sie haben z.B. viele einzelne Papiere, Belege, Schriftstücke, Dokumente, die nicht unbedingt zu einem Vorgang gehören oder unter einem Namen (Direct Name Methode) zusammengefasst werden können. Sicher kann man Sammel-Mappen anlegen mit den Begriffen: Diverse, Verschiedenes, Telefonieren, Bearbeiten, Besprechen, Wiedervorlage usw. Wenn sie zu stark anwachsen - und das haben solche Sammelmappen meist an sich - kann man sie ergänzen durch weitere Mappen Diverse 1, Diverse 2 etc. oder ein Eröffnungsdatum vermerken: Diverse 30.1.09, Diverse 25.3.09 usw. .
Das kann für einen beschränkten Bereich eine Lösung sein. Aber da bleibt immer noch das Problem ungelöst, wie die (Un)Menge von einzelnen Papieren, die zu wichtig oder zu schade sind für den Papierkorb, schnell versorgt werden können. Sie einfach auf dem Schreibtisch zu stapeln oder sie irgendwo, wo noch eine freie Fläche ist, hinzulegen, kann doch keine vernünftige Lösung sein. Oft genug, wenn kein Plätzchen mehr frei ist, wirft man sie aus Verzweiflung in den Papierkorb. Bei vielen Einzelblättern, die einem tagtäglich auf den Schreibtisch gepackt werden, hat man keine Zeit, schnell Orga-Mappen für die einzelnen Vorgänge neu anzulegen, wenn nicht schon eine Orga-Mappe unter einem geeigneten Begriff vorhanden ist.
Das Classei-System ist ein universelles und flexibles System. Es basiert nicht allein auf einer Direct-Name- oder Vorgang-Ablage, sondern kann für die verschiedensten Zwecke zugeschnitten werden. So haben wir auch für das hier in Rede stehende Problem eine einfache Antwort. Die Antwort lautet:
Classei-Schnell-Ordner
Bei der Briefordner-Ablage (Hebelordner) werden im Allgemeinen
alphabetische Register zur Unterteilung des Inhalts verwendet. Von
Vorteil dabei ist, dass abgelegt werden kann ohne Mappen für den
einzelnen Namen oder Vorgang anzulegen. Der Schnell-Ordner besteht
einfach nur aus einer Orga-Box und Orga-Mappen, die mit bedruckten
Quick-Tabs fix und fertig eingerichtet sind. Die Quick-Tabs sind in
diesem Fall mit Register-Buchstaben A bis Z bedruckt.
Schnell-Order mit Direct-Name- oder Vorgang-Mappen)
So ist es möglich, einzelne Schriftstücke, Dokumente und Belege direkt
in die infrage kommende Registermappe (A-Z) abzulegen, indem man die
Belege einfach in die Mappe einschiebt, ohne sie aus der Box zu
entnehmen. Dadurch, dass man die jüngsten Schriftstücke immer vorne
einlegt, ergibt sich automatisch eine chronologische Ordnung.
Unbedingt zu beachten ist, dass nur unter die untere (rechte)
Seitenklappe ablegt wird. Die obere (linke) Seitenklappe kann zum Unterteilen des
Inhalts benutzt werden.
Gesucht wird nach dem ersten Buchstaben eines Namens oder Begriffs. Dazu braucht meist die Mappe nur in der Box angehoben zu werden, um den Inhalt aufzufächern und einzusehen. Diese bequeme Arbeitsweise funktioniert aber nur solange wie die Mappe nicht zu stark gefüllt ist. Dann kann sie 'ausgedünnt' werden, indem für Schriftstücke, die zu einem Namen oder Begriff gehören, eine eigene Mappe nach Art der Vorgangmappe eröffnet wird: Wenn sich z.B. einige Papiere in der Mappe A angesammelt haben, die unter dem Namen Alta Vista Guide zusammengefasst werden können. Diese neue Mappe (Tabfarbe orange) wird dann hinter der Registermappe A abgestellt. Die Mappe A kann so als Leitmappe angesehen werden, hinter der sich alle ausgedünnten Vorgang-Mappen mit den Anfangsbuchstaben A sammeln. Analog wird eine neu angelegte Orga-Mappe Google hinter der Registermappe G abgestellt.
Als nachteilig könnte man ansehen, dass die Tabs der Vorgangmappen alle beim ersten Buchstaben positioniert sind und somit alle in der gleichen Richtung hintereinander stehen. Das ist das, was wir Blockbildung nennen. Bei einem Block hat man keine direkte (Teil)Sicht auf den Tab. Man muss daher etwas blättern. Das geschieht, indem man mit dem Finger über die Tabkanten streicht und so die Tabs etwas aufgefächert werden.
Wenn Sie die Blockbildung weitgehend vermeiden wollen, können Sie die
Tabs nach dem zweiten oder gar dritten Buchstaben ankleben. In der
folgenden schematischen Darstellung sehen Sie, wie es geht, wenn der
zweite Buchstabe als Position festgelegt wird. Da steht der Name
Bach, Josef auf dem 'Buchstaben A, da 'a' der zweite
Buchstabe ist.
Abbildung:
Registermappen A - H - Tabs der Direct-Name-Mappen
(Vorgang-Mappen) nach dem zweiten
Buchstaben angeklebt
Das Aufsetzen der Quick-Tabs nach dem 2. oder 3. Buchstaben erscheint komplizierter als es ist, bedarf aber einer näheren Erklärung, die einer einer späteren Besprechung vorbehalten werden muss. Nähere Erläuterung finden Sie in unserer Schrift Fortschrittliche Ordnungstechniken für das Schriftgut-Management, zu bestellen hier über unser Kontakt-E-Mail. In der Preisliste finden Sie auf der letzten Seite unter Fertig-Sets den Schnellordner Art.Nr. 90 00 25. Er kostet ohne Ust 35,50 €.
Das erscheint viel. Bitte bedenken Sie aber, dass außer den Registermappen weitere 30 Orga-Mappen und Zubehör im Set vorhanden ist, schließlich erfolgt die Konfektionierung manuell und ist daher stark lohnabhängig. Sie können sich aber auch einen Schnell-Ordner selbst herichten: Bestellen Sie übliche Orga-Mappen und fertig bedruckte Orga-Tabs A - Z Art.Nr. 2910 .. a. Setzen Sie bitte anstelle der Punkte die gewünschte Farb-Nr. ein (siehe Farbtafel unten). Preis der Orga-Tabs 3,40 € pro Bogen mit 1 Serien A-Z. Sie können so einen Schnellordner einrichten, und wenn Sie weitere Tab-Farben dazunehmen, mehrere Schnell-Ordner anlegen für die verschiedensten Einsatzzwecke.
Schnell-Ordner bestellen
Das Set des Schnell-Ordners A - Z besteht aus:
| Anzahl | Artikel | Artikel-Nr. |
| 1 | Kunststoffbox | 10 40 14 |
| 1 | Rückenschild | 40 41 00 |
| 1 | Sichttasche für Rückenschild | 44 20 50 |
| 24 | Orga-Mappen | 20 41 16 |
| 25 | Register-Mappen A-Z | fertig ber. |
| 1 | Folienschreiber | 45 03 13 |
| 24 | Quick-Tabe weiß | 58 10 00 |
| 1 | Systembeschreibung | auf CD |
Classei Farbtafel
| 00 | 01 | 02 | 03 | 04 |
| 05 | 06 | 07 | 08 | 09 |
| 10 | 11 | 12 | 15 | 16 |
| 19 | 20 | 21 |
Impressum